TCDD Taşımacılıkta E-Fatura Uygulaması 1 Eylül’de Başlıyor

Dijital Dönüşümle birlikte Dev adımlar atılıyor: TCDD Taşımacılık 2026’ya Kadar Elektronik Faturalama Sistemine Geçiyor

TCDD Taşımacılık faaliyetlerini daha verimli, hızlı ve güvenli hale getirmek amacıyla, 1 Eylül 2026 itibarıyla tüm faturalama süreçlerini elektronik ortama taşımaya hazırlanıyor. Bu değişiklik, hem şirket içi operasyonları optimize edecek hem de müşterilere sunduğu hizmet kalitesini artıracak. Peki, bu geçiş sürecinde neler değişiyor? İşte, merak edilen tüm detaylar ve dikkat edilmesi gereken noktalar.

Elektronik Fatura ve E-Arşiv Uygulamalarıyla Neler Bekleniyor?

İşte tüm faturalama süreçlerinin hızlandırılması ve dijitalleştirilmesi amacıyla hayata geçirilen projelerin temel hedefleri:

• Kağıtsız İşlemler: Geleneksel faturalarının yerini alan elektronik faturalar sayesinde, hem doğaya duyarlı davranılıyor hem de işlem süreleri kısalıyor.
• Daha Az Hata: Otomatik fatura algılama ve doğrulama sistemleri, azalan hata oranıyla finansal akışları güvence altına alıyor.
• İş Gücü Verimliliği: Manuel işlemler minimize ediliyor, insan hataları önleniyor ve çalışanların alandaki operasyonlara odaklanması sağlanıyor.
• İşlem Takibi ve Raporlama Kolaylığı: Dijital sistemler, fatura süreçlerini gerçek zamanlı izleme ve detaylı raporlama olanağıyla destekliyor.

Faturalama Sürecinde Tedarikçilerin ve İş Ortaklarının Rolü

Yeni sistemle birlikte, tedarikçilerin ve diğer paydaşların faturalarını zamanında ve doğru göndermelerini sağlamak kritik önem taşıyor. İşte bu süreçte dikkat edilmesi gereken başlıca adımlar:

1. Fatura Bilgilerinin Güncellenmesi: İşlem yaparken kullanılacak Alias (Posta Kutusu) ve diğer iletişim bilgilerini en güncel haliyle tutmalısınız. Bu bilgiler, faturanın doğru alıcıya ulaşmasında belirleyici olacak.
2. Sipariş ve Masraf Yeri Kodlarının Eksiksiz Girilmesi: Faturalarında ilgili Sipariş/SAS numarasını ve 10 karakterlik masraf yeri kodunu kullanmalısınız. Bu, fatura onay ve ödeme sürecini hızlandıracaktır.
3. Sözleşme Ekleri ve Birim Bilgileri: Faturasetlerinin ve gönderim detaylarının güncel ve yanlış bilgilerden arınmış olduğundan emin olun. Hatalı bilgiler, ödemelerin gecikmesine yol açabilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura ile Çalışmanın Farkları

GİB sistemine kayıtlı olan müşteriler, fatura işlemlerini doğrudan elektronik ortamda alacaklar. E-Fatura mükellefi olanlar, faturaları GİB’den otomatik olarak erişebilirken; e-Arşiv faturası talep eden müşterilere ise faturalar belirtilen e-posta adresine gönderilecek. Bu durumda:

• Elektronik Fatura: Müşterinin GİB sistemine kayıtlı olması halinde otomatik iletim gerçekleşir.
• E-Arşiv Fatura: Müşteri talep ederse, faturalar e-posta yoluyla erişime açılır veya basılı hale getirilir.

Müşteri Bilgilerinin Güncel ve Doğru Tutulması Şart

Elektronik faturaların sorunsuz ulaşması ve zamanında ödemelerin gerçekleşmesi için, müşteri bilgilerinin düzenli olarak güncellenmesi şarttır. Bu kapsamda:

• Müşteri e-posta adresleri ve iletişim bilgileri erişilebilir olmalı.
• Bilgilerde herhangi bir değişiklik olursa, ilgili TCDD Taşımacılık birimleriyle iletişime geçilmeli.
• Güncellenen bilgiler, sistemde köklü bir düzenleme ile yer almalı.

Dijital Faturalama ile Kağıt Kullanımı Nasıl Azalacak?

Harcanan kağıt ve zamandan tasarruf sağlayacak bu uygulamayla 2016 yılından beri planlanan dönüşüm hızlanıyor. Bu sayede hem çevresel sürdürülebilirlik destekleniyor hem de şirket operasyonları daha eğitimli hale geliyor.

Hedef, 1 Eylül 2026 itibarıyla tamamen kağıtsız, hızlı ve güvenilir fatura akışını sağlamaktır. Bunun sonucunda,:

• İş Akışları Gelişiyor: Daha az manuel kayıt ve kontrol adımıyla süreçler hızlanıyor.
• Denetim ve Takip Kolaylaşıyor: Dijital ortam, verilerin şeffaf ve erişilebilir olmasını sağlar.
• Ekonomik ve Çevresel Faydalar: Kağıt ve posta giderleri düşerken, karbon ayak izinin azalmasına katkıda bulunulur.

Son Çözüm: Dijitalleşmenin Getirdiği Yenilikler ve Geleceğe Yönelik Adımlar

TCDD Taşımacılık, bu dönüşümle sadece faturalama süreçlerini değil, aynı zamanda genel yönetim ve operasyonlarını da modernize etmeyi planlıyor. Düşük maliyetli, şeffaf ve sürdürülebilir bir iş modeli için teknolojik yatırımlarını sürdürüyor. Her paydaşın bu yeni düzene uyum sağlaması, sistemin başarıya ulaşması açısından hayati öneme sahip. Elektronik fatura ve e-Arşiv uygulamaları, şirketin dijital çevikliği ve müşteri memnuniyetini artıracak temel unsurlar olarak konumlanıyor.